Om het huidige zaaksysteem (wat we sinds 2010 in gebruik hebben) te kunnen vervangen, hebben we in 2021 een visie Zaakgericht werken opgesteld die de basis vormt voor de aanbesteding van de opvolger van het huidige zaaksysteem. Door onzekerheden en het tempo rondom Common Ground zijn we nog niet overgegaan op het aanbesteden van een nieuw zaaksysteem. In 2022 zijn we voornemens om weliswaar in andere vorm alsnog een aanbesteding uit te voeren.

De Corona crisis heeft ook in 2021 een grote impact op onze manier van werken gehad. Thuiswerken bleef veelal de norm en vergaderingen werden digitaal of hybride. In 2021 hebben we daarom aandacht besteedt aan het verdergaand digitaliseren van onze archieven en vindbaarheid van informatie. Zo hebben we onder andere de aanbesteding uitgevoerd voor, en de implementatie gestart van, een ‘elastic search’ oplossing voor het beschikbaar stellen van het archief van de bouw- en milieudossiers. Daarnaast hebben we de audio- en videomiddelen van de raadszaal verbeterd, een grote verbetering voor zowel de raad als de toehoorder. Voor de kantooromgeving hebben we de strategie en roadmap opgesteld om op basis van Microsoft 365 een moderne IT omgeving op te bouwen en het plaats- en tijdsonafhankelijk werken verder te ondersteunen. Hiermee hebben we ook gedeeltelijk invulling gegeven aan onze cloud-strategie In 2022 en verder geven we uitvoering aan deze roadmap en zetten we de strategie op ten aanzien van SaaS dienstverlening en public cloud. In 2021 hebben we hierin al Teams videobellen beschikbaar gesteld (naast Zoom) voor medewerkers om beter met onze ketenpartners samen te kunnen werken.

Om de grip op onze IT en informatiseringsomgeving te verbeteren hebben we eind 2021 een start gemaakt met het onderzoeken en in kaart brengen van de business-, informatie- en IT architectuur.

De Omgevingswet is uitgesteld en treedt nu op 1 januari 2023 in werking. Bij de Omgevingswet hoort een goede digitale ondersteuning. Dat is het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Alle digitale informatie is straks op 1 plek te vinden: het Omgevingsloket. Via dit loket kan iedereen snel zien wat mag en wat niet volgens de Omgevingswet. In 2021 zijn we gestart met de implementatie en aansluiting van de voor Hengelo relevante systemen, waaronder de VTH-software. Door de afhankelijkheden met het uitstel van de Omgevingwet en DSO wordt deze implementatie in 2022 afgerond.

In 2021 is verder voorbereid op de implementatie van de Wet open overheid (Woo) ten behoeve van het verdergaand digitaal ontsluiten van informatie. In 2022 wordt de implementatie van de Woo afgerond.

Digitale transformatie is zowel een culturele en bedrijfstransformatie als een technologische transformatie waarbij een optimale integratie van digitale technologieën en oplossingen kan plaatsvinden. Het is een fundamenteel andere kijk op klantervaring, bedrijfsmodellen en processen waarbinnen digitale informatie een cruciale rol speelt. Het doel is het vinden van nieuwe manieren om waarde te leveren en efficiëntie te verbeteren. Om de impact van de Digitale Transformatie voor ons goed in beeld te krijgen hebben we in 2021 een programma Digitale Transformatie geformuleerd, waar we in 2022 uitvoering aan gaan geven. De verwachting is dat deze Digitale Transformatie ook een financiele impact zal hebben. In 2022 zal dit in beeld worden gebracht.

De gemeente Hengelo verzorgt de dienstverlening op het terrein van automatisering voor de gemeente Oldenzaal en de SWB. In 2021 is de relatie met beide partners verder geprofessionaliseerd en verstevigd. De gemeente Haaksbergen heeft in 2021 gekozen om de IT-voorzieningen onder te gaan brengen bij gemeente Hengelo. De implementatie hiervan wordt uitgevoerd in 2022. Daarnaast voert Haaksbergen een onderzoek uit over informatiemanagement Hengelo een potentiele leverancier is. Om de impact daarvan voor ons zelf ook goed te kunnen inschatten, zijn we een onderzoek gestart om meer in zijn algemeenheid te onderzoeken wat de impact an het faciliteren van informatiemanagement voor andere gemeenten op onze eigen organisatie is.

De samenwerking binnen de regio is in 2021 verder geïntensiveerd. Naast een actieve rol binnen het IT Platform Twente in de stuurgroep, kernteam, strategieteam en innovatieteam hebben we een efficiëntieslag gemaakt door bepaalde koppelingen met leveranciers samen in de regio in te richten.

Tevens hebben we in 2021 met gemeente Enschede een verkenning uitgevoerd voor het intensiveren van de onderlinge samenwerking.

Op het onderwerp informatiebeveiliging en privacy wordt intensief samen met de Twentse gemeenten opgetrokken. De verantwoordelijke medewerkers (CISO's en FG's) zorgen voor periodieke overleggen en ondersteunen elkaar rondom vraagstukken en uit te voeren werkzaamheden. Informatieveiligheid en privacy kan immers niet (meer) alleen op het niveau van een individuele gemeente opgepakt worden. Zo zijn in 2021 zowel een FG- als een CISO-kenniskring in het leven geroepen waar de gemeenten en samenwerkingsverbanden eens per kwartaal relevante onderwerpen bespreken. Hengelo is kartrekker van de beide kenniskringen