Informatievoorziening en technologie

Om de ambities van de gemeente Hengelo waar te maken is de inzet van Informatie & IT (I&IT) een onmisbare schakel. IT, informatisering en digitalisering zijn voorwaardelijk om aansluiting met de veranderende samenleving te behouden en te verbeteren en maken nieuwe vormen van samenwerking en besluitvorming mogelĳk met als doel om toegevoegde waarde voor onze inwoners te realiseren. In 2025 hebben wij verdere stappen gemaakt in het ondersteunen en realiseren van een effectieve bedrijfsvoering en mensgerichte dienstverlening. Niet alleen voor Hengelo, wij leveren ook de IT-dienstverlening voor Oldenzaal, de SWB en Haaksbergen, en hebben in 2025 de voorbereidingen getroffen om Borne te laten toetreden tot de IT-samenwerking. Daarnaast is samenwerken op informatiemanagement met Haaksbergen en Oldenzaal nader onderzocht en nemen wij in Twente onze verantwoordelijkheid door deel te nemen in meerdere regionale samenwerkingen, vaak als kartrekker.

Bereiken?	Gedaan?
Continue verbeteren van de dienstverlening	In 2025 hebben we flinke stappen gezet met de implementatie van een nieuw zaaksysteem. De implementatie is niet in 2025 gelukt. In maart 2026 gaan we live nu met het nieuwe zaaksysteem. Gelijktijdig gaan we dan ook live met het nieuwe inwonerportaal ‘Mijn Hengelo’. In het kader van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer hebben in 2025 ervoor gezorgd dat de nog niet digitaal aan te vragen producten nu ook digitaal aangevraagd kunnen worden. Hiermee kunnen onze inwoners steeds meer producten digitaal aanvragen.
Efficiëntere bedrijfsvoering	In 2025 hebben we de sporen van de Informatievisie - “Informatie-uitwisseling”, “Datagedreven werken”, “Digitale veiligheid”, “Informatie op maat” en “Digitale Transformatie” - ingezet als strategisch vertrekpunt waarlangs ontwikkelingen worden getoetst en geprioriteerd. Dit zorgt dat we onze capaciteit en middelen inzetten voor wat de meeste meerwaarde biedt. Zo zijn de samenwerkings- en communicatiemogelijkheden verder verbeterd en gemoderniseerd, zowel intern als naar de inwoner, ondernemer en ketenpartner en hebben we ervoor gezorgd dat we meer grip op onze data hebben gekregen alsmede waar die data naartoe gaat. Het opstellen van richtlijnen voor gebruik van generatieve AI en het helder hebben van de toepassingsgebieden van Operational Technology en Internet of Things zijn voorbeelden die in 2025 ervoor gezorgd hebben dat we blijvend invulling kunnen geven aan veilig, betrouwbaar, effectief en efficiënt werken.
Werken onder Architectuur	In 2025 hebben we het fundament voor Werken onder Architectuur vormgegeven. Het fundament bestaat uit 4 pijlers: Architectuurprincipes (welke uitgangspunten zijn altijd van toepassing bij de uitvoering van IT-activiteiten?) Project start architectuur (welke onderwerpen moeten helder en duidelijk zijn voordat wordt gestart met een IT-project) Producten diensten catalogus (welke producten en diensten leveren wij) Applicatielandschap (hoe ziet het totale applicatielandschap eruit?) Deze vier pijlers stellen ons in staat om de basis van onze (digitale) dienstverlening, onze werkprocessen en onderliggende technologieën vast te leggen, te structureren en te standaardiseren. Hierdoor ontstaat een betere voorspelbare en gestructureerde informatiehuishouding en harmonisatie van IT-middelen.
Digitaliseren fysieke archieven	In 2025 hebben we de detailplanning voor de digitalisering van de fysieke archieven uitgewerkt. Daarnaast zijn procesafspraken gemaakt met zowel het digitaliseringsbedrijf als de SWB. Ook zijn we in 2025 gestart met de daadwerkelijke digitalisering van de archieven. Verder is in 2025 het traject voor de aanschaf van een applicatie voor de ontsluiting van de gedigitaliseerde informatie in gang gezet. De aanbesteding hiervoor staat gepland voor 2026.
Datagedreven sturing	In 2025 hebben we een proces opgesteld en geïmplementeerd om te borgen dat ethiek bij data- en technologieprojecten toegepast wordt. Tevens hebben we de voorbereidingen getroffen voor het werken met een Ethisch adviesorgaan. Begin 2026 starten we met de eerste overleggen van dit nieuwe orgaan. Binnen het Hengelo’s Werken pakken we de taken, rollen en verantwoordelijkheden die bij datagedreven werken horen op. Daarnaast hebben we aandacht besteed aan het beleggen van datarollen en verantwoordelijkheden binnen alle teams en hebben we digitaal leiderschap verder vormgegeven. In 2026 zal hier de nadere realisatie van gaan plaatsvinden.
Aansluiten bij landelijke ontwikkelingen	In 2025 is de Nederlandse Digitaliseringsstrategie (NDS) gelanceerd, waarin vanuit 6 prioriteiten – Cloud, Data, AI, Digitale dienstverlening, Digitale weerbaarheid en Digitaal vakmanschap – een overheidsbrede aanpak wordt voorgesteld. Dit sluit aan bij ons beleid om gebruik te maken van landelijke standaarden en het opvolgen van de Common Ground uitgangspunten die flexibiliteit en wendbaarheid borgen. In 2025 hebben ervoor gezorgd dat deze uitgangspunten worden meegenomen bij aanbestedingen en andere afspraken met leveranciers. In 2025 hebben we ervoor gekozen de Common Ground applicatie OpenFormulieren te gaan implementeren en aan te sluiten bij het Samenwerkingsverband Dimpact. In 2026 zal dit verder geformaliseerd worden. Bovenstaande ontwikkelingen geven ons de flexibiliteit om snel te kunnen reageren op ontwikkelingen en de dienstverlening daarop aan te passen.
Wetgeving	In 2025 hebben we in het kader van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) webformulieren gebouwd zodat inwoners onze producten digitaal kunnen aanvragen. Voor de Wet digitale overheid (Wdo) hebben we onze website en andere producten beter Digitaal Toegankelijk gemaakt en we zijn een project gestart voor de invoering van de NIS2. In het kader van de AI verordening hebben we beleid gemaakt en gewerkt aan de AI-geletterdheid van alle medewerkers.
Digitale Transformatie	2025 was het laatste jaar van het programma Digitale Transformatie. Het programma heeft een voorstel opgeleverd hoe digitale transformatie structureel geborgd kan worden. Delen hiervan worden in 2026 via Hengelo’s Werken opgepakt. Daarnaast hebben we kunnen borgen dat in 2026 digitale innovatie via een apart programma alsnog ruimte krijgt. De focus zal zijn op AI en Internet of Things (IoT). Met deze kennis hebben we in de 2e helft van 2025 al voorgesorteerd op deze richting en hebben we innovatieve oplossingen op het gebied van AI gerealiseerd. We zien dat met name AI veel kansen biedt om ons werk slimmer en beter te doen, maar ook dat hier veel vragen en risico's bij ontstaan. In verschillende pilots brengen we deze in beeld, formuleren we maatregelen en wordt duidelijk van welke meerwaarde een specifieke toepassing kan zijn. Enkele concrete toepassingen die we hebben getest zijn: het gebruik van AI voor transcriberen en maken van gespreksverslagen, bouwen van chatbots voor bijv. gebruikersondersteuning ter vervanging van een deel van de werkzaamheden van het servicepunt en ondersteuning bij het schrijven conform Helder Hengelo’s. Een van de laatste pilots die digitale transformatie heeft opgeleverd is het met behulp van AI herkennen van graustabiel, dit wordt inmiddels toegepast voor heel Hengelo.
Samenwerken: samenwerking in Twente verstevigen en uitbouwen	Alleen gaan we sneller, samen komen we verder. In de gedachte van kennisdeling en –exploitatie werkt de gemeente Hengelo op regionaal vlak op verschillende terreinen samen. Daarbij realiseren we ons dat de I&IT-wereld dermate complex is geworden dat dat samenwerken een ‘must’ is geworden. Hengelo vervult in het IT Platform Twente een actieve rol in het aanjagen van kennisopbouw, samenwerking en pilots op het gebied van Informatie en IT-strategie, informatiebeveiliging, privacy, informatievoorziening en IT-infrastructuren. De redundante glasvezelring die onder het beheer van het IT Platform Twente in de regio ligt en waar Hengelo op aangesloten is heeft in 2025 een upgrade gekregen waarmee de betrouwbaarheid, prestatie en digitale dienstverlening van Hengelo de komende jaren geborgd is. Vanuit het IT Platform Twente heeft Hengelo geparticipeerd in een pilot waarbij als eerste in Nederland succesvol een soeverein cloudplatform opgebouwd en getest is. Vanuit de Hengelose Werkgroep Weerbare Samenleving is actief deelgenomen aan het regionale project Continuïteit en Weerbaarheid Twentse Samenleving. Hengelo ondersteunt in IT-voorzieningen van, en het leveren van IT-diensten aan, de gemeente Oldenzaal, gemeente Haaksbergen en de SWB Midden-Twente en heeft in 2025 de voorbereidingen getroffen om in 2026 ook Borne toe te laten treden tot de IT-samenwerking. Dit continueren en professionaliseren we in 2026 verder. We hebben in 2025 ook stappen gezet richting het helder maken van de voorwaarden voor het ondersteunen van, en samenwerking op, informatiemanagement met deelnemende gemeenten. Deze samenwerking draagt bij aan het kunnen blijven realiseren van de ambities van onze stad.