Rechtmatigheid

Over boekjaar 2023 is het wettelijk verplicht dat het college verantwoording aflegt over de rechtmatigheid. Rechtmatigheid gaat over handelen in overeenstemming met de geldende regels en besluiten. In 2021 zijn de voorbereidingen voor de verantwoording van start gegaan. Over 2022 hebben we de verantwoording opgesteld als proef voor 2023. Ook onze accountant rapporteert in 2022 nog over onrechtmatigheid. Onze bevindingen kunnen afwijken van de bevindingen van de accountant, dat kan doordat we anders oordelen of doordat de bedragen al eerder zijn vastgesteld.

Om onrechtmatigheden te beheersen en controleren maken we gebruik van het drie-lijnenmodel. Daarbij worden fouten zoveel mogelijk voorkomen in de eerste lijn, collega's of toetsers kijken mee voordat een besluit wordt genomen. De tweede lijn controleert dossiers achteraf middels een steekproef en de derde lijn kijkt of dit systeem goed is ingericht. Hiermee onderzoekt en verbetert de organisatie continu de rechtmatigheid van ons handelen.

Met de bevindingen uit de organisatie stelt het college de verantwoording op. Hieronder volgen de bevindingen die boven de rapportagegrens (€160.000) komen. We gebruiken daarbij de drie criteria voor rechtmatigheid (voorwaarden, misbruik en oneigenlijk gebruik en begroting).

Het college komt tot het oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens van 3% (ca. 10 miljoen). Deze norm is formeel nog niet vastgesteld en zal voor verslagjaar 2023 nog plaatsvinden bij de vaststelling van het normenkader (eind 2023). Hieronder schetsen we per criteria voor rechtmatigheid de bevindingen.

Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium gaat over het handelen door de gemeente volgens de regels. Hierbij zijn de onderstaande onrechtmatigheden gevonden.

Onrechtmatigheden bij de Europese aanbestedingen

Boven drempelbedragen moeten opdrachten namens de gemeente Europees worden aanbesteed. In 2 van de 7 dossiers is door het college de keuze gemaakt om bewust af te wijken vanuit bijvoorbeeld doelmatigheid. De overige inkopen hebben in eerdere jaren plaatsgevonden. Er is 1 nieuw onrechtmatig dossier bijgekomen in 2022 (schoonmaak en afvalverwijderingsdiensten), dit betreft een leverancier waar al lange tijd opdrachten worden gegund en waarbij de totale uitgaven in 2022 over de EU-aanbestedingsgrens uitkomen. Op het inkoopdossier voor diensten voor inhuur personeel verschillen de deskundigen van standpunt of deze concessieovereenkomst rechtmatig is. Wij nemen deze daarom op als onduidelijk.

* Voor deze opdracht worden alleen de fees voor de dienst als onduidelijk beoordeeld, dus niet de kosten van het ingehuurde personeel. Dit is gelijk aan 2021.

** Voor deze opdracht is de totale contractwaarde in 2020 als onrechtmatig opgenomen. Daardoor hoeven de kosten in 2022 niet opnieuw als onrechtmatig te worden meegeteld.

De gemeente heeft energietoeslag toegekend aan mensen die er achteraf mogelijk geen recht op hadden.

Om snel te kunnen handelen bij de landelijke regeling heeft de gemeente besloten de energietoeslag voor mensen met een uitkering en/of een minimaregeling aan inwoners die andere minimaregelingen gebruiken of al een uitkering krijgen, ambtelijk toe te kennen. Uit de controle achteraf blijkt dat hierbij ook een groep mensen is opgenomen die mogelijk geen recht hadden op deze energietoeslag. Maar er zijn onvoldoende gegevens bekend van deze doelgroep om achteraf vast te stellen of de uitkering daadwerkelijk onterecht was, we noemen deze lasten daarom onduidelijk en niet onrechtmatig. Voor het jaar 2023 zijn hier de nodige verbeteracties opgesteld (zie onderaan deze paragraaf).

Misbruik en oneigenlijk gebruik

Van misbruik en oneigenlijk gebruik kan sprake zijn als mensen of organisaties bewust of onbewust gebruik maken van de voorzieningen van de gemeente, terwijl ze er geen recht op hadden. Deze bedragen worden waar mogelijk teruggevorderd, daarbij kan een boetebedrag worden opgelegd.

Fraude Participatiewet

Mensen met een uitkering worden periodiek gecontroleerd, ook signalen van misbruik of oneigenlijk gebruik worden onderzocht. Daaruit kan blijken dat iemand onterecht een (deel van de) uitkering heeft ontvangen. Waar mogelijk wordt dat teruggevorderd. In 2022 is er een totaalbedrag van €160.585 opgelegd voor terugvordering.

Fraude WMO/Jeugdwet

Signalen van fraude bij zorgaanbieders of PGB-aanbieders in de WMO en Jeugdwet worden in regionaal verband onderzocht. Daarnaast wordt om fraude te voorkomen in Twente het barrièremodel gebruikt. Hierbij worden aanbieders voordat zij in aanmerking komen voor een contract al op een aantal punten gecontroleerd. In 2022 hebben onderzoeken geresulteerd in terugvordering van zorgkosten bij 2 zorgaanbieders. Het totaalbedrag valt ruim onder de rapportagegrens en wordt daarom niet opgenomen in deze verantwoording.

Fraudepreventie Intern

In 2022 is er een hernieuwde frauderisicoanalyse opgesteld. Een goede frauderisico-analyse en risicobeheersing past bij een professionele, betrouwbare organisatie en goede verantwoording op rechtmatigheid. We hebben continu aandacht voor frauderisico’s en vinden het van belang om periodiek de frauderisico-analyse op belangrijke processen te actualiseren. Bij het beschrijven, veranderen of controleren van processen komt dit thema ter sprake.We onderkennen binnen de gemeente inherent frauderisico bij de onderstaande processen. Op deze onderdelen zijn specifieke beheersmaatregelen getroffen om fraude te voorkomen, maar er zal altijd

Binnen de gemeente is er sprake van een diversiteit aan beheersmaatregelen. Sommigen zijn specifiek getroffen om het frauderisico te beperken. En andere zijn algemene beheersmaatregelen die o.a. het frauderisico beperken. We onderkennen 2 soorten ‘controls’. Hard controls en soft controls. Een hard controls is bijvoorbeeld een 4-ogen principe of autorisaties in een systeem. Soft controls zijn minder tastbaar en kunnen bijvoorbeeld bestaan uit trainingen en casuïstiek besprekingen. 

Uit de interne beheersing en controles zijn er geen bevindingen ten aanzien van interne fraude.

Begrotingscriterium

De raad heeft budgetrecht en besluit op programmaniveau over de begroting. In 2022 zijn er een 7-tal afwijkingen geconstateerd (4 in de programma's en 3 op investeringskredieten). Deze zijn cumulatief weergegeven in onderstaande tabel. Vanuit de kadernota rechtmatigheid 2023 wordt als uitgangspunt gehanteerd dat iedere afwijking van de begroting onrechtmatig is.

De afwijkingen zijn getoetst aan het beleid in de financiele verordening 213. De bevindingen en toelichtingen zijn beschreven in de jaarrekening paragraaf 7.3.5 en bij de programma’s. We volgen de kadernota rechtmatigheid en nemen de toelichting niet dubbel op in het verslag. Wel telt het bedrag mee in het oordeel voor de rechtmatigheidsverantwoording.

Verbeteren van de processen

Niet alle onrechtmatigheden zijn te voorkomen. Bij sommige bevindingen kiezen we in de afweging van risico's en beheersing om het proces niet te veranderen. Om de bovenstaande onrechtmatigheden te voorkomen worden de volgende verbeteracties ingezet:

• De energietoeslag wordt in 2023 weer toegekend. De groep mensen waarbij de uitkering nu als ‘onduidelijk’ wordt aangemerkt kunnen we met de kennis van nu uit de totale populatie filteren. Zij worden uitgesloten bij de ambtshalve toekenning zodat dezelfde onzekerheid zich niet voordoet. Zij kunnen middels een individuele aanvraag energietoeslag aanvragen, maar krijgen deze niet ambtshalve toegekend.

• Om inkoopfouten te voorkomen wordt ingezet op verbetering van contractmanagement en een nieuw contractmanagementsysteem. Er wordt ingezet op kennis bij inkopers en contractmanagers over de opdrachtwaarde en de Europese drempelbedragen. En door het contract en afspraken goed te managen kan worden voorkomen dat een opdracht gedurende de looptijd boven de drempel uitkomt.

• Een aantal onrechtmatige contracten loopt af en/of wordt in 2023 opnieuw volgens de regels van het inkoopbeleid aanbesteed.

• In 2022 is de visie op control opgesteld. Deze visie heeft tot doel dat we als gemeente beter ‘in control’ komen, de organisatie beheersbaar te houden en daarmee doen wat we hebben afgesproken. Als gemeente willen we namelijk een betrokken en betrouwbare partner zijn. Zowel voor inwoners als bedrijven. Maar zeker ook voor de raad, het college, verbonden partijen en andere maatschappelijke organisaties. Daarnaast vinden we het belangrijk om flexibel en wendbaar te kunnen werken aan vraagstukken en strategische opgaven waar we ons als gemeente voor gesteld zien. Een gedragen visie hoe we hier vanuit het perspectief van control naar kijken in het licht van onze organisatiefilosofie, die sinds medio 2021 leidend is, helpt ons hierbij. De visie is op 31 januari 2023 door het college vastgesteld en ter informatie aan de raad verstrekt