Rechtmatigheid

De verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheidsverantwoording ligt bij het college. Hiermee legt het college verantwoording af aan de raad over het rechtmatig handelen van de gemeente. De gemeente moet handelen volgens vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en andere relevante wet- en regelgeving. In de rechtmatigheidsverantwoording geeft het college aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten en de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen.

Omdat de rechtmatigheidsverantwoording zich richt op de naleving van regelgeving moet het normenkader jaarlijks worden geactualiseerd en vastgesteld door de gemeenteraad. Dit normenkader is samen met het controleprotocol vastgesteld voor 2025. In het controleprotocol is een aantal afspraken vastgelegd ter afbakening en ondersteuning van de jaarrekeningcontrole. Hierin zijn normen opgenomen over toleranties waarmee de accountant de controle uitvoert.

De verantwoordingsgrens geeft aan welk bedrag aan fouten of onzekerheden, gevonden tijdens de jaarrekeningcontrole, maximaal mag voorkomen. Zonder dat dit van invloed is op de strekking van de controleverklaring en de rechtmatigheidsverantwoording van het college. In maart 2025 heeft het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) vastgesteld dat de systematiek voor de rechtmatigheidsverantwoording wordt aangepast. De verantwoordingsgrens is verlaagd naar 2% van de totale programmalasten exclusief toevoegingen aan reserves. Deze grens is vastgesteld in ons controleprotocol. Daarnaast is, in de systematiek van beoordeling door de accountant, de scheiding tussen fouten en onzekerheden komen te vervallen. Vanaf 2025 geldt één uniforme tolerantiegrens van 2% voor fouten én onzekerheden.

Naast de verantwoordingsgrens is in het controleprotocol vastgelegd dat onze rapporteringstolerantie gelijk is aan de grens die de accountant hanteert, namelijk 5% van de materialiteit die geldt voor de jaarrekening 2025. Dit betekent dat we de raad informeren over fouten én onzekerheden die een financiële omvang hebben van €434.000,- en hoger.

Om onrechtmatigheden te beheersen en controleren maken we gebruik van het drie-lijnenmodel. Daarbij worden fouten zoveel mogelijk voorkomen in de eerste lijn, collega's of toetsers kijken mee voordat een besluit wordt genomen. De tweede lijn controleert dossiers achteraf middels een steekproef. Waarbij de 3^e lijn onafhankelijk controleert en toetst of er rechtmatig is gehandeld. Hiermee onderzoekt en verbetert de organisatie continu de rechtmatigheid van ons handelen.

Bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording gebruiken we, aan de hand van drie criteria die toezien op rechtmatigheid, de bevindingen uit de organisatie.

Het college concludeert dat de opgenomen inkomsten en uitgaven in deze jaarrekening, evenals de veranderingen in de balans, binnen de vastgestelde grens van 2% (€ 8,6 miljoen) rechtmatig zijn gerealiseerd. Hieronder presenteren we de bevindingen per criterium voor rechtmatigheid (het voorwaardencriterium, misbruik en oneigenlijk gebruik en begrotingscriterium).

Voorwaardencriterium

Het voorwaardencriterium gaat over het handelen door de gemeente volgens de regels. Hierbij wordt vooral gekeken of de financiële beheershandelingen binnen de gemeente voldoen aan de voorwaarden zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving. Denk hierbij aan de voorwaarden in de gemeentelijke verordeningen die in het normenkader zijn opgenomen. Hierbij zijn de onderstaande onrechtmatigheden gevonden

Onrechtmatigheden bij de Europese aanbestedingen

Boven drempelbedragen moeten opdrachten namens de gemeente Europees worden aanbesteed. Er zijn 7 nieuwe onrechtmatige inkoopdossiers bijgekomen in 2025. Waarbij er voor drie dossiers een bewuste keuze van het college aan ten grondslag ligt. Voor één inkoopdossier uit 2020 geldt dat de kosten in 2024 niet onrechtmatig waren beoordeeld maar voor 2025 nemen we deze wel mee.
Op één inkoopdossier uit 2022 voor diensten voor inhuur personeel verschillen de deskundigen van standpunt of deze concessieovereenkomst rechtmatig is. Wij nemen deze daarom op als onduidelijk.

Verder zien we dat we nog niet altijd ons eigen inkoopbeleid volgen. Daarmee wijken we af van de gids proportionaliteit. We werken continu aan verbetering van deze processen en hebbben hier aandacht voor. Zo zullen we komend jaar inzetten op verdere implementatie van contractmanagement en het verder professionaliseren van inkoop.

Voor diverse onrechtmatige inkoopdossiers nemen we de volledige contractwaarde op in de rechtmatigheidsverantwoording zodat we transparant zijn over de totale fout en de verantwoording in het jaar wordt opgenomen wanneer deze wordt geconstateerd.

* Voor deze opdracht worden alleen de fees voor de dienst als onduidelijk beoordeeld, dus niet de kosten van het ingehuurde personeel. Dit is gelijk aan afgelopen jaren. Het contract is in 2024 europees aanbesteed. Het nieuwe contract zal per 1-6-2025 ingaan.

Subsidieverstrekkingen

In 2025 hebben we een subsidie verstrekt die feitelijk een inkoop betreft. Hiervan hebben we afgeweken van ons subsidie/inkoopbeleid. Deze afweging is bewust gemaakt en vastgelegd in het college besluit. Hiervoor nemen we voor 2025 een onrechtmatigheid mee van € 304.800,-

Daarnaast constateren we dat in het proces rondom subsidieverstrekkingen verbeteringen nodig zijn om ervoor te zorgen dat we de gestelde termijnen kunnen halen. Met name de termijnen rondom het tijdig vaststellen heeft aandacht nodig. Hoewel dit geen materiele impact heeft op onze jaarrekening willen we als gemeente als betrouwbare partner opereren. Het gaat hierbij om een totaal bedrag van € 623.000,- aan niet tijdig vastgestelde subsidies.

Misbruik en oneigenlijk gebruik

Van misbruik en oneigenlijk (M&O) gebruik kan sprake zijn als mensen of organisaties bewust of onbewust gebruik maken van de voorzieningen van de gemeente, terwijl ze er geen recht op hadden. Deze bedragen worden waar mogelijk teruggevorderd, daarbij kan een boetebedrag worden opgelegd.

M&O Participatiewet

Mensen met een uitkering worden periodiek gecontroleerd, ook signalen van misbruik of oneigenlijk gebruik worden onderzocht. Daaruit kan blijken dat iemand onterecht een (deel van de) uitkering heeft ontvangen. Waar mogelijk wordt dat teruggevorderd. In 2025 is het totaalbedrag dat teruggevorderd is onder de rapporteringsgrens. Derhalve is deze niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

M&O WMO/Jeugdwet

Signalen van fraude bij zorgaanbieders of PGB-aanbieders in de WMO en Jeugdwet worden in regionaal verband onderzocht. Daarnaast wordt om fraude te voorkomen in Twente het KIT instrument (Kwaliteit en integriteit Twente) gebruikt. Hierbij worden aanbieders voordat zij in aanmerking komen voor een contract al op een aantal punten gecontroleerd. In 2025 zijn er geen nieuwe terugvorderingen opgelegd. Wel ontvangt de gemeente terugvorderingen uit eerdere jaren.

Fraudepreventie Intern

Binnen onze processen besteden we steeds meer aandacht aan mogelijke frauderisico’s. Ook binnen het procesmanagement spelen deze risico’s een belangrijke rol. Het is daarom noodzakelijk om effectieve controles in de processen te implementeren om de risico’s te beheersen en zo te minimaliseren. Daarnaast zullen de frauderisico’s worden geïntegreerd in de verdere ontwikkeling van ons risicomanagementsysteem.

Volgens het beleid Melden Vermoeden Misstanden, is het mogelijk om meldingen te doen van (mogelijk) fraude bij daarvoor aangewezen functionarissen. Bij navraag blijkt dat er in 2025 daar geen meldingen zijn gedaan van integriteitszaken. Door een fraudecasus binnen de gemeente Hengelo is er met een actuele blik gekeken naar het proces rondom omgaan met fraude. Dit heeft geleid tot een bredere discussie over integriteit en moraliteit binnen de gemeente, en verbeteringen in het proces. Naast interne frauderisico’s kan er ook sprake zijn van overige, externe fraudes, waarbij derden betrokken zijn. Deze externe fraudes kunnen leiden tot onrechtmatige lasten of baten en hebben daarmee impact op de rechtmatigheid en de verantwoording in de jaarstukken. Waar dergelijke externe fraude wordt vermoed, wordt dit onderzocht en eventuele uitkomsten meegenomen bij de beoordeling van de rechtmatigheid en – indien van materieel belang – toegelicht in de jaarrekening.

We onderkennen binnen de gemeente inherent frauderisico bij o.a. onderstaande processen. Op deze onderdelen zijn specifieke beheersmaatregelen getroffen om frauderisico’s te voorkomen, maar er zal altijd een risico blijven bestaan.

Binnen de gemeente is er sprake van een diversiteit aan beheersmaatregelen. Sommigen zijn specifiek getroffen om het frauderisico te beperken. Daarnaast zijn andere algemene beheersmaatregelen die o.a. het frauderisico beperken. We onderkennen 2 soorten ‘controls’. Hard controls en soft controls.  Voorbeelden van hard controls zijn het 4-ogen principe of afgedwongen autorisaties in een systeem. Soft controls zijn minder tastbaar en kunnen bijvoorbeeld bestaan uit trainingen en casuïstiek besprekingen. 

Begrotingscriterium

In de gemeentewet is vastgelegd dat de gemeenteraad budgetrecht heeft en besluit op programma niveau over de begroting. Het college moet handelen binnen de door de raad vastgestelde begroting. Wanneer uitgaven boven de geautoriseerde budgetten plaatsvinden, wordt dat als onrechtmatig aangemerkt binnen de rechtmatigheidsverantwoording. In 2025 is er een aantal afwijkingen geconstateerd in de programma's. Het totaal aan begrotingsonrechtmatigheid is hierdoor € 4,3 miljoen. Vervolgens wordt getoetst of deze afwijkingen acceptabel zijn of niet-acceptabel. Deze spelregels zijn vooraf door de raad bepaald en vastgelegd de financiële verordening.

Alle overschrijdingen van de lasten en overschrijdingen van investeringsbudgetten (kredieten) zijn onrechtmatig. Andere begrotingsafwijkingen zoals overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten en baten zijn niet per definitie onrechtmatig. Deze kunnen onrechtmatig zijn wanneer deze niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld. Het melden van onderschrijdingen van lasten op programmaniveau of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten is tijdig en daarmee rechtmatig als deze afwijkingen uiterlijk bij de jaarstukken worden gemeld en toegelicht. In de jaarstukken worden deze afwijkingen gerapporteerd en toegelicht per programma.

Spelregels bij beoordelen acceptabel / niet acceptabel.

Uitgangspunt is dat iedere overschrijding van de lasten en overschrijdingen van investeringsbudgetten als onrechtmatig worden beschouwd. In de financiële verordening is vastgelegd dat afwijkingen als acceptabel  worden aangemerkt in de volgende situaties:

• Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren;

• Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling;

• De overschrijding van een budget is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage;

• Er is sprake van een overschrijding van lasten en/of investeringskrediet (of nieuw investeringskrediet) in de laatste 2 maanden van het (begrotings)jaar, waardoor deze niet meer in de laatste verzamelwijziging op de Beleidsbegroting kan worden vastgesteld door de raad, maar deze overschrijding wel is bekrachtigd in het afzonderlijk raadsbesluit over het desbetreffend onderwerp.

Acceptabele afwijkingen (€ 2.418.300-)
Deze worden toegelicht bij de desbetreffende beleidsprogramma’s.

Niet acceptabele afwijkingen (€ 1.863.000,-)
Deze worden ook toegelicht bij de beleidsprogramma’s. Daarnaast wordt in deze paragraaf verantwoording afgelegd indien ze groter zijn dan de rapportagetolerantie. Dit is in lijn met de rapportage over andere onrechtmatigheden. De toename van de niet‑acceptabele afwijkingen wordt grotendeels veroorzaakt door overschrijdingen op investeringskredieten. Hoewel deze overschrijdingen formeel niet passen binnen de geldende spelregels, valt een deel hiervan weg zodra de nog te ontvangen (provinciale) subsidies zijn verantwoord. Desondanks zal de gemeente voor komend jaar scherper sturen op de beheersing en tijdige bijstelling van investeringskredieten.

Niet acceptabele overschrijdingen lasten programma's

Niet acceptabele overschrijdingen investeringskredieten.