Wet Open Overheid (WOO)

Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden, als opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Onderdeel van de wet is het opnemen van een Openbaarheidsparagraaf Woo in de Beleidsbegroting en Jaarstukken, waarin we inzicht geven aan de wijze waarop we uitvoering aan de wet geven. Conform de Woo maken we informatie actief  en passief openbaar. Gemeente Hengelo implementeert de Woo via een uitvoeringsprogramma. Het uitvoeringsprogramma heeft een roadmap opgeleverd waarin wordt afgetekend welke activiteiten de komende jaren te ondernemen zijn om o.a. de informatiehuishouding passend door te ontwikkelen. Dit heeft impact op bestuur, onze informatieprofessionals, informatiesystemen en informatievolume.

Wat wilden we bereiken?

In 2023 wilden we de opstart van het uitvoeringsprogramma realiseren. Om hiertoe te komen was het nodig te inventariseren welke activiteiten we tot de (implementatie van de) Woo rekenen, en de volgorde hiervan. Sturing op de realisatie van de onderwerpen moest worden geborgd en de voortgang gemonitord. Landelijke ontwikkelingen moesten worden gevolgd door o.a. de verschuiving van PLOOI naar de ¹Woo-index. Terwijl de verandering stapsgewijs ingevoerd moest worden waren er ook de Woo-verzoeken die afgehandeld moesten worden.

Wat hebben we bereikt?

Algemeen

• Programma governance is ingericht met periodieke Opdrachtgever/Opdrachtnemer-overleggen, en een zogeheten regiegroep onder leiding van de programmamanager met de voorzitters van diverse inhoudelijke werkgroepen;

• Er is een roadmap opgesteld met activiteiten die door het programma worden opgepakt;

• Woo-contactpersoon functie is ingevuld. En tevens is het proces voor de afhandeling van de Woo-verzoeken gerealiseerd.

Actieve openbaarmaking

• We hebben de Woo-index op een aantal informatiecategorieën gevuld, en er staat beschreven hoe een Woo-vezoek via de opgevoerde contactpersoon ingediend kan worden;

• We hebben een communicatieplan opgesteld waarin we de organisatie periodiek informeren over de voortgang van de Wet.

Passieve openbaarmaking
Woo verzoeken worden na beoordeling doorgezet naar de verantwoordelijke lijnafdeling, en van daaruit behandeld. In 2023 hebben we 47 Woo-verzoeken ontvangen, waarvan:

• 27 Woo-verzoeken beantwoord

• 16 Woo-verzoeken afgewezen (bijv. als gevolg van informatieverzoek, geen beschikbare informatie, documenten al openbaar, doorgezet naar ander openbaar lichaam, of wegens de antimisbruikregeling)

• 1 Woo-verzoeken nog in behandeling

Informatiehuishouding op orde

• We hebben een aanbesteding doorlopen voor het aanschaffen van software waarmee eenvoudig de uitzonderingsgronden worden toegepast en daarmee gegevens worden geanonimiseerd;

• Juridische en beleidsmatige handvatten zijn opgesteld voor het in behandeling nemen van Woo-verzoeken, actieve publicatie en het gegevensbeheer hieromtrent;

• We hebben ons gerealiseerd dat de werkgroep informatiehuishouding een te breed aandachtsgebied is, en hebben besloten een specifieke werkgroep op te richten voor archiveringsvraagstukken.

Vooruitblik 2024

Zonder compleet te zijn, zal het programma vanaf 2024 o.a. de aanschaf en implementatie van anonimiseringssoftware opleveren waarmee we Woo-verzoeken efficiënter en minder foutgevoelig kunnen afhandelen. Ook zal een technische voorziening worden getroffen waarmee we de openbare informatie beschikbaar stellen voor de Woo-index. Daarnaast gaat een spoor lopen waarmee we de organisatie helpen met het begrijpen en toepassen van de Woo, het beschikbaar stellen van formats en handreikingen, en ontwikkelen we een manier waarop we besluitvorming op juridische gronden eenvoudig leesbaar maken. Parallel aan deze activiteiten werkt het programma aan het verstevigen van informatiebeheer, zodat bijvoorbeeld informatie eenvoudiger en sneller gevonden kan worden.