6.7.1 Organisatie

De ambtelijke organisatie van de gemeente Hengelo is continu in beweging.

Maatschappelijke ontwikkelingen
Maatschappelijke ontwikkelingen en ingrijpende veranderingen in wet- en regelgeving zijn van grote invloed op ons werk; op wat we doen, hoe we dit doen en met wie we dit doen. Complexe vraagstukken en samenwerkingsvormen (zowel lokaal als regionaal) vergen andere sturing en flexibele inzet van mensen en middelen.

Ambities

Onze eigen ambities en het streven naar optimale dienstverlening aan de stad vraagt om een duidelijke focus op onze doelen en op een excellente taakuitvoering. Het college zet vol in op samenwerking, vernieuwing en transparantie.

Doorontwikkeling organisatie: Hengelo's werken

Wij streven naar een organisatie waarin de inwoner en ondernemer centraal staan. Een wendbare en zelfbewuste organisatie waarin medewerkers in hun kracht staan, eigenaarschap tonen en samenwerken om tot een zo goed mogelijke dienstverlening te komen voor de Hengelose inwoner en ondernemer. Er is sprake van concernsturing, er is focus op een heldere koers en strategie en integraliteit en doelmatigheid zijn in beeld.

In 2020 is het Programma Hengelo’s Werken gestart om hieraan te werken en is onderzocht waar we met de organisatie naar toe willen, wat de opgaven hierin zijn en vervolgens welke organisatiestructuur het best bijdraagt aan deze gestelde doelen/opgaven. Met ingang van 1 juli 2021 is de organisatie opnieuw ingericht met de nieuwe leidinggevende functies van concernmanager, afdelingsmanager en teammanager- met elk hun eigen aandachtsgebieden en focus. Vanaf die periode zijn we gestart met de verrichten-fase: Hoe gaan we de gewenste verandering en cultuur doorvoeren en hoe nemen we onze medewerkers hierin mee. In deze fase komt dat wat ontworpen en ingericht is tot leven. Leidinggevenden en medewerkers ontwikkelen de houding en het gedrag die nodig zijn in de nieuwe organisatiestructuur.

Om dit voor ekaar te krijgen is besloten het programma Hengelo's werken nieuw leven in te blazen en ligt vanaf 2021 de focus voor de komende twee jaar op drie programmalijnen.:

• Opgavegericht werken: het daadwerkelijk werken met strategische opgaven en programmatisch werken, invulling geven van opdrachtgever en opdrachtnemerschap, duidelijkheid rondom sturing op opgaven vs lijnsturing.

• MD-traject/Leiderschapsontwikkeling : Leidinggevenden spelen een belangrijke rol in het meenemen en ontwikkelen van de medewerkers bij deze veranderingen en ontwikkelingen. Dit wordt vormgegeven in een op maat gemaakt programma waarin samen leren ontwikkelen centraal staat. Daarbij willen we de kwaliteiten van de leidinggevenden verder ontwikkelen en uitbouwen, de onderlinge samenwerking versterken en vanuit dienend leiderschap en de leidende motieven de gewenste cultuur doorontwikkelen.

• Leidende motieven: Persoonlijk, Respectvol, Duidelijk en Betrouwbaar zijn onze leidende motieven. Dat is de wijze waarop we onze dienstverlening vormgeven en hoe we met elkaar samenwerken. Dat doen we via de inhoudelijke lijn van de teams en via het gesprek met elkaar over onze motieven (gedrag en houding).

Als gevolg van de inzet op de drie lijnen van het programma Hengelo’s werken kan beter, sneller en integraler antwoord worden gegeven op vragen uit de samenleving. Hierbij wordt vanuit een heldere koers beter samenhangend worden gestuurd op strategische vraagstukken die noodzakelijk zijn voor een toekomstbestendige stad. Inwoners, ondernemers, verenigingen en andere partners van de stad ervaren een zichtbaar betere en prettige dienstverlening en samenwerking waarbij doelmatigheid voorop staat.

Het domein bedrijfsvoering is de afgelopen jaren op verschillende manieren bezig geweest met haar eigen doorontwikkeling. Hierin hebben de volgende thema’s centraal gestaan: (integraal) samenwerken, ontwikkeling tot businesspartner en (vergroten van) eigenaarschap. Voor 2022 zal de verdere ontwikkeling tot businesspartner met name de aandacht krijgen.

Eind 2020 is er een medewerkersonderzoek uitgevoerd, de uitkomsten hiervan geven voeding voor de verdere doorontwikkeling, opleiding en training. In 2022 zal er weer een MBO worden uitgevoerd en deze uitkomsten zullen de basis vormen voor verdere aanscherping in het programma Hengelo's Werken.

Bezuinigingstaakstelling

Als ambtelijke organisatie kijken we voortdurend kritisch naar onszelf. We kijken permanent of we zaken anders, slimmer, beter en efficiënter kunnen uitvoeren. Als bijdrage ter dekking van de in de Kaderbrief 2019-2022 opgenomen investeringsagenda is de ambtelijke organisatie een efficiency taakstelling opgelegd die op termijn oploopt naar 2% van de totale bruto loonsom (€ 400.000 in 2020 die oploopt naar € 840.000 structureel van 2022). Deze taakstelling is inmiddels structureel ingevuld en dient de komende jaren verder geëffectueerd te worden.

Dienstverlening- Leidende Motieven

Bij een moderne overheid hoort een moderne dienstverlening. De gemeente Hengelo wil haar dienstverlening nog meer vanuit de logica van de inwoners en partners (de Hengeloër) vormgeven. Om hier verder invulling aan te geven is er in 2020 gestart met het bepalen van de leidende motieven voor onze dienstverlening. Deze leidende motieven karakteriseren onze gemeente en bepalen de gewenste dienstverlening. Leidende motieven zijn de woorden die omschrijven hoe wij met onze inwoners en ondernemers willen omgaan. Want: hoe iemand onze dienstverlening ervaart, hangt af van het contact met één (of meerdere) van onze medewerkers.

De leidende motieven voor onze dienstverlening zijn: betrouwbaar, persoonlijk, duidelijk en respectvol. Per motief zijn verduidelijkende woorden toegevoegd om ervoor te zorgen dat we er allemaal hetzelfde beeld bij hebben. Want dan kunnen de motieven ook echt leidend zijn bij de manier waarop wij in contact zijn met onze inwoners en ondernemers. Bij ‘persoonlijk’ zijn dit bijvoorbeeld de woorden mensgericht, toegankelijk, inlevend en passend. 

De leidende motieven zijn in 2021 ondergebracht in het programma Hengelo's werken om de motieven verder te implementeren in de organisatie. De regisseur dienstverlening is de trekker van deze programmalijn. Doel is om onze leidende motieven duidelijk zichtbaar te laten zijn in onze manier van werken en dienstverlening.